Beratung in der Schriftgutverwaltung

Einleitung

Bei der Wahrnehmung der Aufgaben entsteht Schriftgut- in den letzten Jahren zunehmend digital. Dieses Schriftgut ist unabhängig von seiner Form von den landeskirchlichen Stellen in Akten transparent und nachvollziehbar zu ordnen, zu registrieren, bereitzustellen und für den Zeitraum von bestimmten Aufbewahrungsfristen aufzubewahren. Diese Schriftgutverwaltung ist Aufgabe der landeskirchlichen Stellen.

Eine ordnungsgemäße Schriftgutverwaltung ermöglicht

  • ein schnelles Auffinden von Akten, Vorgängen und Dokumenten
  • durch ein einheitliches, nachvollziehbares Verfahren und System allen in der landeskirchlichen Stelle Beschäftigten ein Zugang zu den Informationen
  • eine sichere und fristgerechte Bearbeitung und Beantwortung
  • eine effiziente Arbeitsweise
  • die Erfüllung von gesetzlichen Vorschriften und Richtlinien

Das Landeskirchliche Archiv berät Sie bei Ihrer Schriftgutverwaltung und wird Ihnen hier Informationsangebote zur Verfügung stellen.

Lebenszyklus

Der Lebenszyklus von Schriftgut gibt einen Überblick darüber, welche Abschnitte Schriftgut von der Anlage einer Akte bis zur Aussonderung durchläuft.  Dadurch wird deutlich, dass eine ordnungsgemäße Schriftgutverwaltung ein Zusammenspiel von Maßnahmen  über den gesamten Lebenszyklus bedeutet.

Der Lebenszyklus gilt für analoges und digitales Schriftgut gleichermaßen.

Schaubild Lebenszyklus

Informationsangebot

Zu den einzelnen Phasen im Lebenszyklus stellt das Landeskirchliche Archiv Informationsmaterialien bereit.

Grundlagen/Vor der Anlage von Akten

Die Rechtsgrundlage in der Nordkirche für die Durchführung der Schriftgutverwaltung ist die Allgemeine Verwaltungsanordnung über die Ordnung und Aufbewahrung von Schriftgut (Registraturordnung)

Die jeweils rechtsgültige Version finden Sie hier

https://www.kirchenrecht-nordkirche.de/document/25059

Bearbeitung/Verwendung

Hier werden in Kürze Materialien bereitgestellt.

Aufbewahrung

Hier werden in Kürze Materialien bereitgestellt.

Aussonderung (Anbietung an das Archiv)

Hier finden Sie die Muster-Anbietungsliste des Landeskirchlichen Archivs.

Hier finden Sie die bisher erarbeiteten Archivierungsmodelle: https://archivnordkirche.de/bewertung.html

Weiterführende Links und Literatur

Internationale Norm zur Schriftgutverwaltung 15489 Records Management: https://www.beuth.de/de/publikation/records-management-nach-iso-15489/270032872 (kostenpflichtig)

Das Organisationkonzept E-Verwaltung gibt Verwaltungen, die die E-Akte einführen möchten, durch den modularen Aufbau Hilfestellungen und Unterstützung für die Umsetzung: https://www.verwaltung-innovativ.de/DE/Verwaltungsdigitalisierung/orgkonzept_everwaltung/orgkonzept_everwaltung_node.html